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Notes de frais : déployer un processus commun dans 250 filiales
Faciliter les démarches des collaborateurs en déplacement et accélérer leur remboursement : chez Eiffage, la dématérialisation des notes de frais s’inscrit dans un projet de transformation du système d’information finance. Des premiers pilotes au déploiement dans 250 filiales, Antoine Ballenghein, directeur de la MOA et de la transformation digitale finance, revient sur une démarche collective.
Le cas en bref
- Organisation : Eiffage, groupe de construction et de concessions
- Périmètre : déploiement de la solution de notes de frais dans 250 filiales
- Équipes mobilisées : métiers, centre de services partagés, maîtrise d’ouvrage, direction des systèmes d’information et Silae
- Enjeu : dématérialiser le processus pour faciliter les démarches et accélérer les remboursements
- Bénéfices rapportés : délai de remboursement divisé par trois et coût de traitement réduit de 20 %
Partir des contraintes des collaborateurs en déplacement
Dans les activités d’Eiffage, de nombreux collaborateurs travaillent sur le terrain. La préparation d’une note de frais doit donc pouvoir s’intégrer à leur quotidien, sans dépendre de l’accès à un ordinateur.
Le groupe cherche à dématérialiser l’ensemble du processus. Pour Antoine Ballenghein, cette évolution doit bénéficier aux utilisateurs comme aux équipes chargées du traitement : « Nous voulions dématérialiser l’ensemble de la chaîne […] pour faciliter la vie du collaborateur, réduire les délais et les coûts de traitement, pour un remboursement plus rapide. »
L’objectif dépasse ainsi la seule transmission d’un justificatif numérique. Il s’agit de simplifier les opérations successives, depuis la déclaration de la dépense jusqu’à son traitement par les fonctions support.
Réunir les équipes dès la préparation du projet
Le projet démarre au deuxième trimestre 2022. Pour le conduire, Eiffage met en place un fonctionnement agile, rythmé par une réunion hebdomadaire.
Les équipes métiers participent aux côtés du centre de services partagés, de la maîtrise d’ouvrage et de la DSI. Les équipes Silae sont également associées aux travaux. « Toutes les équipes ont été intégrées au projet : le métier, le CSP, la MOA, la DSI et bien sûr les équipes de Silae », retrace le directeur de la transformation digitale finance.
Cette organisation permet de confronter les besoins des utilisateurs aux exigences du traitement administratif et aux conditions de mise en œuvre technique. Antoine souligne le rôle de cette coopération dans l’avancement du projet : « La bonne collaboration de tous a permis de lancer nos premiers pilotes en moins de trois mois. »
Des pilotes avant le déploiement dans les filiales
Les premiers pilotes sont lancés au début de l’été 2022. Le déploiement se poursuit ensuite par vagues, de septembre à novembre, pour couvrir 250 filiales. « Elles ont été déployées par vagues successives », précise Antoine. Le passage par des pilotes, puis par des vagues de déploiement, donne une progression concrète à cette transformation à grande échelle.
Le nouvel outil modifie notamment l’accès à la déclaration des dépenses. Les collaborateurs peuvent utiliser la solution sans attendre de retrouver un poste informatique : « Avec la nouvelle solution Expense, ils n’ont plus besoin d’avoir accès à un ordinateur pour saisir la note de frais. »
Antoine met également en avant la reconnaissance automatique des justificatifs, qui réduit le travail de saisie, ainsi que la dématérialisation du traitement en back-office.
Des remboursements plus rapides et un traitement moins coûteux
« Nous avons divisé par trois le délai de remboursement de nos collaborateurs. Nous avons réduit de 20 % le coût de traitement de la note de frais », constate Antoine. Ces résultats portent sur deux dimensions du même processus : le temps d’attente du salarié et les ressources mobilisées pour traiter sa dépense.
La dématérialisation permet aussi de supprimer des étapes physiques. Antoine évoque la fin de l’impression des notes de frais et de l’acheminement des justificatifs vers le prestataire de dématérialisation, puis vers l’archiviste.
Pour lui, les bénéfices concernent les différents acteurs du circuit : « Les collaborateurs, les approbateurs et les fonctions support perdent moins de temps dans la gestion au quotidien des notes de frais. »
L’expérience d’Eiffage relie ainsi les résultats à une démarche de projet : réunir les équipes concernées, lancer des pilotes, puis déployer progressivement la solution dans les filiales.
Simplifier les notes de frais, de la saisie au traitement
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