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Notes de frais : simplifier la collecte des justificatifs des équipes commerciales
Des tickets qui s’égarent, des justificatifs à réclamer, des dépenses à reprendre en comptabilité… Les notes de frais mobilisent les équipes bien au-delà de leur saisie. Chez Schuberth France, le déploiement de mySilae Expense avec le cabinet Sofradec permet de centraliser les dépenses dans une application. Rodolphe Marquer, directeur général, et les équipes du cabinet reviennent sur la mise en place et les usages au quotidien.
Le cas en bref
- Organisation : Schuberth France, filiale commerciale d’un groupe fabricant des équipements de protection de la tête
- Périmètre : gestion des dépenses professionnelles des équipes
- Partenaire : Sofradec, cabinet d’expertise comptable chargé d’accompagner le déploiement et la prise en main
- Enjeu : faciliter la collecte des justificatifs et préparer leur traitement comptable
- Bénéfices rapportés : centralisation des dépenses dans l’application, transmission des justificatifs par photo et prise en main rapide
Des justificatifs à récupérer avant de pouvoir traiter les dépenses
Pour Nicolas Helfre, les notes de frais représentent une charge importante chez les clients du cabinet qui emploient des équipes commerciales. Les déplacements génèrent des dépenses et autant de pièces à récupérer.
Selon les missions confiées à Sofradec, le traitement est assuré par le cabinet ou directement par l’entreprise. Dans les deux cas, la collecte constitue une première difficulté. « Il faut courir après les notes de frais auprès des commerciaux. Il faut ensuite les traiter au niveau comptable et ensuite les payer », résume l’expert-comptable.
Du côté des utilisateurs, Rodolphe Marquer décrit une tâche souvent repoussée, avec le risque de perdre certains justificatifs avant de préparer sa note de frais : « Les notes de frais, c’est quelque chose que les commerciaux et les directeurs commerciaux ne font jamais vraiment avec plaisir. Ça prend du temps, c’est chronophage, on a toujours la manie de perdre quelques tickets. »
L’objectif est donc de faciliter ce premier geste : conserver et transmettre le justificatif, pour que la dépense puisse ensuite être traitée.
Préparer l’outil à partir des données existantes
Le déploiement commence par la récupération des données disponibles dans le module de paie, puis leur intégration dans mySilae Expense. Le cabinet s’appuie également sur les catégories de dépenses proposées par défaut, pour construire un paramétrage adapté à l’entreprise.
Cette base évite de repartir d’une page blanche, tout en laissant la possibilité de préciser les catégories utilisées. « Grâce au plan par défaut des natures de dépenses, on a obtenu très rapidement un plan […] qu’on a pu adapter et diversifier suivant les attentes du client », décrit Alice Bricheteau, directrice comptable chez Sofradec.
Ce travail prépare l’utilisation de l’application par les équipes et l’organisation des informations qui seront ensuite exploitées en comptabilité.
Former un premier utilisateur, puis transmettre aux collaborateurs
Rodolphe Marquer est formé par Sofradec à l’utilisation de la solution. Il décrit une prise en main rapide, avant de relayer les explications auprès de ses collaborateurs : « J’ai eu une formation via Sofradec […] en une petite heure, ça a été fait. Après, j’ai pu la transmettre à mes collaborateurs et on a très vite été opérationnels. »
Cette durée correspond à son expérience de formation. Le déploiement repose aussi sur la préparation réalisée par le cabinet, notamment la reprise des données et l’adaptation des catégories de dépenses.
La transmission en interne permet ensuite d’expliquer aux utilisateurs les gestes nécessaires pour renseigner leurs frais et joindre leurs justificatifs.
Photographier les tickets pour centraliser les dépenses
Pour Rodolphe, le téléphone devient le point d’entrée de la note de frais. Les commerciaux peuvent photographier leurs justificatifs et les transmettre dans l’application : « On a tous des téléphones portables, tous les commerciaux ont des téléphones portables. On prend une photo, on remonte la photo. »
L’usage répond à la difficulté qu’il décrivait au départ : devoir retrouver ses tickets au moment de déclarer ses dépenses. « Ça nous permet de centraliser avec une application toutes les dépenses de manière très facile », ajoute-t-il.
C’est un changement concret dans la collecte : les justificatifs sont regroupés dans l’outil, à partir d’un geste accessible aux équipes en déplacement. Pour le cabinet comme pour l’entreprise, cette collecte prépare la suite du traitement des notes de frais.
Faciliter les notes de frais, dès le justificatif
Grâce à mySilae Expense, permettez à vos équipes de transmettre leurs justificatifs depuis leur téléphone et centralisez les informations nécessaires au traitement des dépenses.
