Paie multi-activité : automatiser la remontée des temps et des variables

Chez Ekkia, la diversité des activités se retrouve dans les éléments qui composent la rémunération. La logistique prévoit notamment un treizième mois et une prime de productivité. Dans le commerce, certaines rémunérations dépendent du chiffre d’affaires ou de la performance lors d’événements. L’activité digitale dispose, quant à elle, d’un accord d’intéressement spécifique.

Ces particularités sont traitées par une équipe centralisée. « La totalité de la paie et des ressources humaines sont gérées sur notre site de Haguenau. Nous gérons de l’embauche du collaborateur jusqu’à son départ », explique Thomas Spitzer.

La préparation des bulletins demande donc de réunir les informations nécessaires tout en tenant compte des règles propres à chaque activité. En période de paie, l’équipe collecte les éléments variables et les événements de présence ou d’absence, puis les intègre au traitement.

Ekkia travaille avec XO Solutions et Silae depuis 2020. Le changement s’inscrit dans la continuité d’une relation avec un interlocuteur qui rejoint alors les équipes du partenaire. Mickael Maurice décrit un accompagnement qui commence par la migration et se poursuit dans l’utilisation quotidienne : « Dès le début, avec un projet d’accompagnement à la migration, ensuite avec de l’assistance outils et métiers. C’est vraiment le plus important aujourd’hui. »

L’accompagnement associe ainsi les questions de fonctionnement du logiciel aux besoins de l’équipe paie. Il se prolonge également lorsque le groupe fait évoluer ses outils, notamment autour des notes de frais et de la BI.

Pour Thomas Spitzer, les premiers bénéfices concernent en particulier les cotisations et les déclarations. « Les avantages de travailler avec Silae aujourd’hui consistent en une simplification de la partie cotisations et une extrême simplification de la partie déclarative, DSN notamment », développe-t-il.

Une évolution importante porte sur la transmission des données entre le logiciel de gestion des temps et Silae. Grâce aux API, Ekkia met en place des automatismes pour alimenter la paie. « Nous avons pu mettre en place des automatismes, notamment avec notre logiciel de gestion des temps, qui nous permettent aujourd’hui d’importer de manière quasi automatique l’ensemble des variables de paie ainsi que les incidents de présence des collaborateurs », précise Thomas Spitzer.

Cette connexion facilite la reprise des informations nécessaires à la préparation des bulletins. Elle répond à un besoin concret de l’équipe centralisée : disposer des données de temps et des variables dans son environnement de paie.

La distinction entre les activités reste nécessaire pour appliquer les règles de rémunération correspondantes. L’automatisation intervient dans la circulation des informations qui alimentent ce travail. Après la production, l’équipe peut également exporter les éléments dont elle a besoin, notamment vers Excel.

Le choix de Silae s’est appuyé sur une analyse qui dépassait le seul prix du logiciel. Ekkia a comparé le coût au bulletin avec celui d’une licence annuelle, puis examiné le temps consacré à la production et à la maintenance du référentiel.

Thomas Spitzer revient sur ces critères : « Le deuxième élément consistait à analyser le temps de traitement de la paie. Et enfin, le troisième élément, c’était le temps que nous passions à faire la mise à jour du référentiel de paie. » Ces critères éclairent les attentes initiales : faciliter le traitement courant et alléger le travail de mise à jour.

Le retour d’Ekkia montre comment ces attentes se traduisent dans l’organisation. La paie reste pilotée depuis un même site, avec un accompagnement métier et des données de temps intégrées plus directement. Dans un groupe aux activités variées, cette continuité facilite la préparation des bulletins tout en conservant la prise en compte des particularités de chacun.