Guillaume Clauss : « Les notes de frais se sécurisent au fil de l’eau, pas au bout de six mois »  

Guillaume Clauss : Dans les dossiers que j’ai suivis, il s’agit surtout d’erreurs ordinaires. La plus fréquente, c’est le justificatif manquant ou inexploitable : le ticket de carte bancaire à la place de la facture, ou le ticket thermique qui a blanchi dans la boîte à gants.

Vient ensuite l’absence de motif, notamment sur les notes de restaurant et les cadeaux clients. Une dépense de restaurant peut être professionnelle n’importe quel jour de la semaine, à condition d’être engagée dans l’intérêt de l’entreprise, de pouvoir le justifier et de préciser avec qui l’on était.

Le délai pose aussi souvent problème. Quand une note de frais arrive au bout de six mois avec des factures incomplètes, il devient difficile de la vérifier et de la justifier. C’est pourquoi je recommande de saisir les dépenses au fil de l’eau et de valider les notes de frais chaque mois.

G. C. : Il faut distinguer plusieurs sujets. Sur le plan social, l’entreprise doit pouvoir établir le caractère professionnel des frais remboursés et respecter les conditions propres au mode de remboursement choisi. À défaut, les sommes peuvent être réintégrées dans l’assiette des cotisations. Sur le plan fiscal, une dépense insuffisamment documentée peut aussi remettre en cause sa déduction du résultat ou, lorsque la dépense y ouvre droit, la récupération de la TVA.

Pour le salarié, un justificatif perdu peut retarder le remboursement ou le rendre difficile à obtenir. C’est parfois rude, car tout le monde peut perdre un ticket, même s’il est souvent possible de récupérer un duplicata a posteriori. Pour ceux qui se déplacent beaucoup, cela représente une charge mentale.

Le risque pour l’entreprise vient surtout des erreurs qui se répètent. En règle générale, le contrôle URSSAF peut porter sur les trois années civiles qui précèdent l’année de la mise en demeure, ainsi que de l’année en cours. Une même erreur répétée chaque mois peut donc donner lieu à un rappel de cotisations important, auquel des majorations peuvent s’ajouter. Mais une erreur n’est pas automatiquement assimilée à une fraude.

Pour une simple erreur, s’applique une majoration de retard de 5 % des cotisations régularisées, à laquelle s’ajoute une majoration complémentaire de 0,2 % par mois de retard, ramenée à 0,1 % si l’entreprise paie dans les trente jours qui suivent la mise en demeure. Des majorations plus lourdes visent d’autres situations, par exemple une irrégularité déjà relevée lors d’un précédent contrôle et non corrigée (10 %), ou le travail dissimulé (35 %, voire 50 %, pour les procédures engagées depuis le 1er juin 2026).

G. C. : Au réel, l’entreprise rembourse la dépense effectivement engagée sur justificatif. C’est précis, mais cela demande de la rigueur, puisque chaque dépense doit avoir sa pièce. Le principal risque reste donc le justificatif absent ou insuffisant.

L’allocation forfaitaire est plus simple à gérer. Le montant est connu à l’avance et il est exonéré de cotisations dans la limite des barèmes de l’URSSAF, à condition de justifier la situation de déplacement. Il n’y a plus de ticket à conserver, et le salarié n’a pas à justifier l’usage qu’il fait de son forfait dans ces limites.

En contrepartie, le forfait peut coûter plus cher qu’un hôtel ou un repas réservé directement par l’entreprise. Mais chercher moins cher prend aussi du temps en interne : avec le forfait, c’est le salarié qui s’organise.

G. C. : Je l’observe à titre personnel. Je loue un logement meublé dans une commune touristique, et mes locataires sont de plus en plus souvent des salariés du bâtiment en déplacement la semaine. Certains préfèrent partager un appartement pour conserver une plus grande partie de leur indemnité, d’autres choisissent le camping.

Dans un contexte économique difficile, l’allocation peut être vécue comme un complément de revenu. Ce n’est pas forcément irrégulier, mais elle ne sert alors plus tout à fait à couvrir les frais auxquels elle est destinée. Et cela peut avoir des conséquences humaines : des salariés qui mangent ou dorment moins bien, avec des effets possibles sur leur travail.

G. C. : L’erreur que je rencontre le plus souvent porte sur le barème kilométrique. Pour les voitures, il dépend notamment de la puissance fiscale du véhicule et de la distance parcourue dans l’année : jusqu’à 5 000 kilomètres, de 5 001 à 20 000 kilomètres, puis au-delà. La formule de calcul change d’une tranche à l’autre. Si l’on continue d’appliquer celle de la première tranche une fois le seuil dépassé, on rembourse trop. Ce trop-perçu doit être régularisé. Àdéfaut, il peut être réintégré dans l’assiette des cotisations.

Le barème couvre déjà les principaux frais liés au véhicule, comme la dépréciation, l’entretien, le carburant et l’assurance. Il n’y a donc pas lieu de les rembourser une seconde fois. Les frais de stationnement et de péage peuvent, eux, être pris en charge en supplément sur justificatif.

Dans les dossiers que je suis, la question concerne surtout les dirigeants. Selon la doctrine de l’administration, le salarié, son conjoint ou un membre de son foyer fiscal doit, par ailleurs, être propriétaire, copropriétaire ou locataire du véhicule.

G. C. :  D’après ce que j’observe, le changement est surtout sensible pour les TPE qui géraient encore leurs notes de frais sur papier ou dans un tableur. On prend le ticket en photo, on le transmet dans un outil et le suivi se fait au fil de l’eau. On perd moins de justificatifs et l’on gagne en sécurité, sur le plan fiscal comme social. Il faut toutefois distinguer la collecte et la conservation : une photo dans un téléphone ne suffit pas à garantir un archivage conforme.

Je le dis d’autant plus volontiers que je fais moi-même mes notes de frais une fois par an et que c’est un calvaire : il me faut une journée entière pour retrouver les tickets. Quand on est de ce côté, on mesure combien la tâche est pénible, surtout pour un dirigeant qui cumule les repas et les pleins d’essence.

G. C. : La réforme ne remplace pas toute la gestion des notes de frais. Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques. L’obligation d’émission concerne d’abord les grandes entreprises et les ETI, puis les PME et les microentreprises à partir du 1er septembre 2027.

Pour les notes de restaurant, un ticket comportant les mentions requises est admis jusqu’à 150 € HT pour déduire la TVA. Au-delà, une facture au nom de l’entreprise est nécessaire.

Avec la réforme, le salarié qui demande une facture au nom de l’entreprise devra communiquer au restaurateur son adresse de facturation électronique, c’est-à-dire au minimum son numéro SIREN ou SIRET. C’est un réflexe qui reste à installer, chez les salariés comme chez les dirigeants.

G. C. : D’abord, une politique écrite et courte : une page qui précise les dépenses prises en charge, les justificatifs attendus et le circuit de validation. Dans la mesure du possible, un mode de remboursement clairement défini pour chaque type de dépense, par exemple l’hôtel au forfait et les repas au réel, pour que les règles soient faciles à retenir.

Enfin, quelques habitudes : transmettre le justificatif dès la dépense, préciser le motif et les personnes invitées pour un repas d’affaires, puis prévoir une vérification régulière. La validation mensuelle permet d’éviter que les pièces et les questions s’accumulent.

Le contrôle doit être proportionné. Les outils peuvent prendre en charge certaines vérifications courantes : les personnes qui valident se concentrent alors sur les anomalies, les montants importants et des contrôles aléatoires complémentaires. Cela suppose des règles de contrôle définies, pas seulement de regarder les plus grosses dépenses.

G. C. : Ce n’est pas aux salariés de faire le banquier pour l’entreprise. Il faut un calendrier de remboursement connu et éviter que les demandes validées restent en attente.

Dans la pratique, la note de frais d’un salarié est remboursée sur le bulletin de salaire du mois concerné. Pour les dirigeants, il n’y a pas de délai particulier, le remboursement se fait selon leur choix et la trésorerie disponible. Pour les déplacements coûteux, une avance de frais peut éviter à un salarié d’avancer, par exemple, 1 500 euros jusqu’à la fin du mois.

Certaines dépenses peuvent aussi être prises en charge directement. Des cartes de péage et de carburant permettent à l’entreprise de recevoir une facture mensuelle : le salarié n’avance rien et le détail des dépenses reste consultable. Pour les restaurants, c’est plus difficile : les équipes ne déjeunent pas toujours au même endroit, et tous les restaurateurs n’ont pas la trésorerie nécessaire pour être payés en fin de mois.

G. C. :  Il n’y a pas cinquante règles à connaître. Mais si elles sont respectées, elles limitent le risque fiscal et social et évitent la mauvaise surprise au bout de trois ans, quand on découvre qu’une pratique n’était pas conforme.

L’expert-comptable a un rôle de pédagogie à jouer auprès des dirigeants, qui peuvent percevoir ces règles comme une contrainte administrative de plus. Il peut les aider à choisir un mode de remboursement adapté et à repérer une pratique qui se répète sans être conforme. Le numérique facilite leur application au quotidien, sans alourdir la charge de travail de chacun.