Comment optimiser la gestion des absences et gagner du temps ? 

La gestion des absences et congés est une mission de la plus haute importance au sein d’une entreprise.
Toutefois, les managers redoutent la gestion des absences et congés qui est souvent complexe très compliqué et chronophage. Les employés ont quelquefois besoin de s’absenter sur la même période, ils ont des imprévus et font une demande tardive. Cette mission de gestion des absences et congés est source de stress et de conflits, c’est pourquoi vous devez optimiser et simplifier cette tâche chronophage.   

Qu’est-ce que la gestion des absences et congés ? 

Les salariés peuvent être amenés à être absents ou en congés pour différents motifs. Tout d’abord, ils peuvent s’absenter pour raison de congés payés. Dans le calcul en jours ouvrés, le collaborateur a droit à 25 jours de congés par an ou dans le cas d’un calcul en jours ouvrables, il a droit à 30 jours de congés payés par an.  Les congés payés font d’ailleurs partie des avantages sociaux acquis par les employés. Selon l’article L3141-5 du Code du travail, un salarié acquiert des congés payés lorsqu’il est présent et travaille dans l’entreprise, est en congés payés, est en congé maternité, paternité ou d’adoption, est absent à la suite d’un accident du travail ou d’une maladie professionnelle (dans la limite d’une durée ininterrompue d’un an), est en repos compensateur, est en congé formation ou est en chômage partiel. S’ils ne les utilisent pas avant la rupture du contrat, l’employeur est tenu de payer les congés payés qui n’ont pas été liquidés.  Les employés sont amenés à avoir des périodes hors de l’entreprise pour toutes ses raisons et d’autres encore. Une mauvaise gestion des absences et congés peut donc avoir des répercussions sur l’ensemble de votre activité. La gestion des absences et congés est une tâche primordiale. Elle améliore la qualité de vie au travail et la satisfaction des collaborateurs. Les salariés se sentent bien considérés lorsque leur demande de congés est facilement acceptée. Entretenir cette satisfaction augmente la motivation de vos salariés et améliore vos résultats. La gestion des absences et congés doit par conséquent être réalisée avec précision.   

Quels sont les bénéfices d’une gestion des absences et congés organisée ?

La gestion des absences et congés est essentielle pour votre entreprise afin de structurer les processus et de limiter l’insatisfaction des collaborateurs.   Optimiser cette gestion est bénéfique pour chaque entreprise. D’abord, en termes de productivité et de rentabilité. En effet, une bonne gestion des congés vous permet d’être organisé et de pouvoir anticiper les imprévues.   Ensuite, avoir une gestion organisée simplifie vos démarches légales. Les calculs de droit aux congés et les déclarations se font automatiquement. Vous gagnez du temps et évitez ainsi de potentielles erreurs.   De plus, la génération des bulletins de paie est plus simple et sujette à moins d’erreurs. En effet, les processus de gestion des absences et congés étant automatisés, les absences remontent automatiquement dans les variables de paie par type d’absence et les soldes de congés sont mis à jour chaque mois.  Enfin, la gestion dématérialisée des absences et congés vous fait gagner beaucoup de temps en réduisant considérablement les tâches administratives répétitives. L’automatisation de ses tâches peut être réalisée via une solution dématérialisée et permet à votre responsable RH d’avoir plus de temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée. Ainsi, cela vous fait économiser non seulement du temps mais aussi de l’argent.     

Comment mettre en place une gestion des absences et congés efficace ?

La meilleure solution pour optimiser la gestion des absences et congés est l’automatisation de cette tâche grâce à un logiciel. Le choix de la digitalisation fluidifie les échanges d’informations et fait ainsi gagner du temps à tous les salariés, à tous les niveaux hiérarchiques.   L’information est facile d’accès et centralisée avec le planning d’absences et congés, en vue global ou en vue par équipe, et les compteurs de congés apparaissent dans l’espace du collaborateur. Tous les collaborateurs ont un accès direct à toutes les informations. Les employés n’ont pas à solliciter leur manager ou le service RH. Ils connaissent directement le nombre de jours de congés à leur compteur ou encore les collègues présents ou absents. C’est un réel gain de temps pour l’ensemble des salariés.  Ensuite, l’automatisation des processus de validation simplifie et accélère la validation des absences et congés et réduit les délais de prise en compte des demandes des collaborateurs.   La gestion dématérialisée des absences et congés vous assure une excellente conformité avec le code du travail, via une mise à jour des différents documents liés aux absences et congés. Par ailleurs, la gestion des absences et congés vous assure une paie plus fiable.  

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