Notes de frais

Avec Silae Expense, gérez les dépenses de l’entreprise tout en veillant à la conformité

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Ne passez plus des heures à collecter les tickets de vos collaborateurs

Silae Expense s’intègre nativement à l’écosystème Silae RH Pro pour vous offrir un module clé en main. Pour vos notes de frais, en fonction des règles de comptabilité de votre organisation RH, soyez assurés de respecter toutes les contraintes légales. Ce module inclut un utilisateur actif par dossier. 

Gestion des notes de frais

Gagnez du temps en digitalisant les process de remboursement

Laissez à vos collaborateurs la liberté d’effectuer des demandes de remboursement en quelques clics via l’application native. Reçus papiers, factures numériques, forfaits journaliers, formation ou frais kilométriques, avec la solution Silae Expense, les collaborateurs peuvent les soumettre à tout moment, en temps réel.

De plus, pour plus de flexibilité dans la gestion de vos notes de frais, ce module intègre l’archivage à valeur probante : elles ont désormais la même valeur au format numérique qu’au format papier. Ainsi, vous pouvez conserver, pendant 6 ans, tout type de justificatif (factures, reçus) dans votre coffre-fort numérique à valeur probante qui satisfera à tous les contrôles fiscaux et URSSAF.

Améliorez vos prévisions et rapports financiers avec l’automatisation

Ce module vous permet d’optimiser et d’automatiser la gestion des dépenses professionnelles collaborateurs et externes. La digitalisation des notes de frais contribue à l’enrichissement de l’offre proposée aux salariés et apporte une réponse aux évolutions de votre fonction.

Parce qu’il est essentiel d’avoir une politique de dépenses pour votre entreprise, rédigez également une politique de dépenses claire. Elle aide avant tout l’équipe dirigeante à déterminer comment les collaborateurs peuvent utiliser l’argent de l’entreprise.

L’intégration de notre solution dans votre SIRH et tous les outils en rapport avec votre base collaborateurs se fait dans le respect de la protection des données personnelles (RGPD).

Bref, Silae Expense c’est l’assurance de bénéficier de puissants outils d’analyse financière qui intègrent toutes vos données en un seul endroit et vous apportent transparence pour transformer vos dépenses en une source de profit.

Une application native facile à intégrer

Installez notre solution en quelques minutes

Silae Expense s’intègre nativement à votre écosystème RH – et non l’inverse – afin que vous puissiez bénéficier d’une solution ouverte et facilement intégrable. Profitez ainsi d’un déploiement en douceur et par étapes. Pour booster votre productivité, notre solution est disponible partout, sécurisée et conforme aux dernières évolutions du marché.

Le format natif dans iOS ou Android est celui qui s’adapte le mieux à chaque smartphone. Ainsi, votre application sera toujours à jour. Cette caractéristique offre une interface agréable, fluide et une expérience plus immersive.

Des fonctionnalités innovantes pour vos notes de frais

Passez en mode auto pour la gestion de vos notes de frais

L’ambition de Silae Expense est de vous proposer un véritable conseiller financier personnel. Contrôle, fraude, fiscalité, TVA, notre application digitale couvre tous vos sujets de manière automatique.

Ainsi, vous avez toutes les clés pour améliorer l’efficacité de votre politique de dépenses et répondre à toutes vos problématiques de suivi, de contrôle et d’analyse. L’Intelligence Artificielle permet d’identifier en temps réel les frais et donc d’agréger, de projeter et analyser tout type d’information. Vous pouvez importer les différentes données, par exemple pour faciliter la récupération de la TVA, l’identification des marges de vente et le calcul du coût d’acquisition. Le suivi et le reporting sont communiqués à tous les départements pour une visibilité parfaite et un état réaliste de votre situation financière.

Grâce à la technologie, l’automatisation et l’exploitation des données, vous transformez vos centres de coûts en des centres de profits. En effet, vos flux de trésorerie, visibles en temps réel, vous permettent enfin de réduire les dépenses professionnelles de votre entreprise.

Bénéficiez d’une fonctionnalité innovante et performante

Silae Expense a développé son propre OCR (système de reconnaissance de caractères) pour fiabiliser le processus de numérisation et d’extraction des données.

Toutes vos dépenses sont digitalisées en temps réel. Dès lors que vous avez pris en photo votre reçu, vous pouvez le jeter. Toutes les données provenant de vos justificatifs sont automatiquement extraites (le vendeur, la catégorie de la dépense, les totaux avec la devise et le pays, le détail de la TVA), transmises et analysées en quelques secondes. Vous pouvez enfin rationaliser votre processus de gestion des dépenses.

La dématérialisation est depuis 2019 en règle avec l’administration fiscale et la réglementation, par conséquent, avec notre solution dématérialisée vous avez accès à un coffre-fort numérique sécurisé qui garantit la fiabilité de vos justificatifs.

Et avec le traitement numérique des factures papier, vous réduisez drastiquement l’impact écologique de votre entreprise. Silae Expense transmet automatiquement tous les justificatifs dans votre coffre-fort.

Le respect des normes financières

Libérez-vous des contraintes légales avec une solution sécurisée

D’une part, Silae Expense vous permet d’être en conformité avec le cadre légal. Les justificatifs sont conservés selon les règles décrites par l’article A 102 B-2 du Livre des Procédures Fiscales, et pendant une durée légale d’au moins 6 ans. Les justificatifs numérisés sont stockés au format PDF dans un SAE (Système d’Archivage Électronique) certifié aux normes. Ils sont ainsi capturés et traités dans un processus qui respecte les exigences réglementaires.

La solution Silae Expense a été pensée pour satisfaire tous les utilisateurs et veiller au respect des normes inclusives. La création des notes de frais est essentiellement faite sur mobile.

Il est donc nécessaire de garantir l’accessibilité de notre solution à tous. Sur smartphone, seules les applications nativement mobiles supportent les options d’accessibilité ( la loupe, la police de caractères, le colorblind, ou encore le voice over, le talk back, etc.). Sur le Web, notre solution respecte le référentiel WCAG 2.0 niveau AA, le RGAA niveau AA qui garantit l’accès à tous.

D’autre part, pour que la solution réponde à vos besoins, vous pouvez définir vos règles de contrôle, de validation ainsi que des barèmes de remboursement. L’intégration de notre solution dans votre SIRH et tous les outils en rapport avec votre base collaborateurs se fait dans le respect de la protection des données personnelles (RGPD). 

La BI, un outil d’analyse complet pour vos reportings

Collectez vos données pour les transformer en informations exploitables

Silae Expense, c’est aussi un module puissant d’audit et de reporting avancé. Il permet d’analyser, d’exploiter et visualiser l’intégralité de vos données pour optimiser vos dépenses. Vous pouvez identifier des tentatives de fraude et affiner vos prévisions budgétaires. La solution est mise à jour en temps réel pour détecter toute incohérence dans les données. Vous avez à disposition une centaine de templates déjà pré-conçus pour les fonctions RH, financières, comptables ou encore les auditeurs. Chaque rapport peut être personnalisé selon les besoins analytiques de chaque département, entité ou pays.

Silae Expense intègre toutes vos données externes (géolocalisation note de frais, barème branche et URSSAF, SNCF Connect etc.) et internes (ERP, SIRH, CRM, Travel, BI et Data Lake etc…). Chaque information chiffrée est corrélée aux dépenses de votre organisation. L’Intelligence Artificielle utilisée permet aux utilisateurs finaux de configurer tout type de rapport leur permettant d’être plus efficace et efficient dans l’interprétation de leurs données.

De plus, notre technologie permet d’analyser vos finances en établissant un lien entre une simulation des dépenses opérationnelles et un budget consolidé. Votre entreprise peut enfin optimiser son processus de gestion en toute simplicité, réaliser des simulations en temps réel sur la politique de dépenses et exécuter des analyses prédictives automatisées. 

Vous bénéficiez également d’un système de détection et d’analyse des fraudes. alimenté par des algorithmes d’apprentissage automatique, d’intelligence artificielle et de statistiques. Notre solution analyse des milliers de transactions pour identifier les éléments suspects et les comportements anormaux.

Et avec la technologie Silae Expense, vous optimisez aussi l’utilisation de votre carte bancaire. Elle analyse avec précision vos transactions par carte d’entreprise et pays, et vous recommande de manière proactive la meilleure carte à utiliser. Parce qu’utiliser la bonne carte peut vous aider à réaliser des économies et vous apporter des avantages.

Des notes de frais pour les personnes externes à l’entreprise

Intégrez et gérez facilement toutes les dépenses de vos externes

Notre solution répond à tous les besoins et les configurations demandées par les entreprises. Qu’il s’agisse d’un consultant, d’un bénévole ou d’un intérimaire engagé pour une période spécifique, ou même un candidat qui effectue des dépenses dans le cadre du process de recrutement, Silae Expense vous permet de créer un portail personnalisé pour gérer les notes de frais des personnes externes à votre organisation.

Seuls le « nom » et « prénom » de l’utilisateur sont, par défaut, obligatoires. Au-delà de ces deux informations, tout peut être modulable. Notre solution est très flexible : une fois ajoutée, toute personne externe peut créer ses dépenses de manière ponctuelle ou sur une période donnée. Elles sont ensuite envoyées pour validation au manager référent.

Cette technologie participe véritablement au renforcement de votre marque employeur. Vecteur de satisfaction, Silae Expense vous permet de configurer l’expérience de chaque utilisateur du portail selon son projet, son profil, son groupe. Car oui, tous les détails comptent lorsqu’il s’agit de fidéliser.

FAQ du module Notes de frais

Peut-on limiter les dépenses sur un type de notes de frais ?

Tous les types de notes de frais sont configurables selon vos règles de gestion. Vous pouvez créer un plafond en définissant un montant maximum possible à déposer, le pourcentage de remboursement de chaque type pour faciliter vos calculs de remboursements et le montant maximal pris en charge par votre entreprise.

Les notes de frais peuvent-elles être intégrées au logiciel de paie?

Vous pouvez configurer chaque type de notes de frais avec l’intitulé et le code paie du logiciel de paie afin que chaque note de frais remontent correctement sur le logiciel de paie à la fin du mois lors de l’envoi de variables de paie à votre cabinet comptable ou à votre service paie.

Commençons ensemble ! Prêt à simplifier vos RH ?

Il vous suffit d’un clic pour découvrir et tester notre solution avec un expert Silae.

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